Services de recherche d'hébergement de longue durée

Offre à commandes principale et nationale pour la prestation de services de recherche d'hébergement meublé de longue durée - E60LP-140006/001

Table des matières

Partie 1- Offre à commandes et clauses du contrat subséquent

A. Offre à commandes

  1. Offre
  2. Exigences relatives à la sécurité
  3. Clauses et conditions uniformisées (OC)
  4. Durée de l'Offre à commandes
  5. Responsables
  6. Utilisateurs identifiés
  7. Procédures pour les commandes subséquentes
  8. Limite des commandes subséquentes
  9. Ordre de priorité des documents
  10. Attestations
  11. Lois applicables

B. Clauses de contrat subséquent

  1. Énoncé des besoins
  2. Clauses et conditions uniformisées (CS)
  3. Terme du contrat
  4. Paiement
  5. Instructions relatives à la facturation
  6. Assurance

Annexe A: Énoncé du besoin

Annexe B: Formulaire de soumission

Annexe C: Base de paiement

Annexe D: Utilisateurs identifiés

OFFRE À COMMANDES ET CLAUSES DU CONTRAT SUBSÉQUENT

A. OFFRE À COMMANDES

1. Offre

1.1 L'offrant offre de remplir le besoin conformément au besoin reproduit à l'ANNEXE A.

2. Exigences relatives à la sécurité

2.1 L’offre à commandes ne comporte aucune exigence relative à la sécurité.

3. Clauses et conditions uniformisées (OC)

Toutes les clauses et conditions identifiées dans l'offre à commandes et contrat(s) subséquent(s) par un numéro, une date et un titre sont reproduites dans le guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat publié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

3.1 Conditions générales

2005 (2014/09/25) Conditions générales - offres à commandes - biens ou services, s'appliquent à la présente offre à commandes et en font partie intégrante.

3.2 Offres à commandes - établissement des rapports

L'offrant doit compiler et tenir à jour des données sur les services fournis au gouvernement fédéral en vertu de contrats découlant de l'offre à commandes. Ces données doivent comprendre tous les achats, incluant ceux payés au moyen d'une carte d'achat du gouvernement du Canada, Une Carte de voyage désigée (CVD), une Carte de voyage désignées de centre de responsabilité (CVDCR) ainsi que les cartes de crédit personnelles.

L'offrant doit fournir ces données conformément aux exigences en matière d'établissement de rapports décrites ci-dessous. Si certaines données ne sont pas disponibles, la raison doit être indiquée dans le rapport. Si aucun service n'a été fourni pendant une période donnée, l'offrant doit soumettre un rapport portant la mention « néant ».

Les données doivent être présentées tous les trimestres au responsable de l'offre à commandes.

Voici la répartition des trimestres :

  • Rapport no 1 : 15 jours après la fin du mois de mars
  • Rapport no 2 : 15 jours après la fin du mois de juin
  • Rapport no 3 : 15 jours après la fin du mois de septembre
  • Rapport no 4 : 15 jours après la fin du mois de décembre

Les rapports doivent inclure, au minimum, les renseignements suivants détaillant l'utilisation du Gouvernement :

  1. le nombre de commandes subséquentes par mois
  2. les revenus totaux, par mois, générés par les commandes subséquentes

Tous les champs de données du rapport doivent être remplis tel que demandé.

Le fait de ne pas fournir les rapports trimestriels, duement remplis selon les directives mentionnées ci-dessus, peut entrainer la mise de côté de l'offre à commandes et l'application d'une mesure corrective du rendement du fournisseur.

4. Durée de l'offre à commandes

4.1 Période de l'offre à commandes

Des commandes subséquentes à l'Offre à commandes pourront être passées du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2017.

4.2 Prolongation de l'offre à commandes

Si l'utilisation de l'offre à commandes est autorisée au-delà de la période initiale, l'offrant consent à prolonger son offre pour deux (2) période supplémentaires d’un (1) an, aux mêmes conditions et aux taux ou prix indiqués dans l'offre à commandes, ou aux taux ou prix calculés selon la formule mentionnée dans l'offre à commandes.

L'offrant sera avisé de la décision d'autoriser l'utilisation de l'offre à commandes pour une période prolongée par le responsable de l'offre à commandes trente (30) jours avant la date d'expiration de celle-ci. Une révision à l'offre à commandes sera émise par le responsable de l'offre à commandes.

5. Responsables

5.1 Responsable de l'offre à commandes

Le responsable de l'Offre à commandes est :

Jacynthe Tremblay
Spécialiste en approvisionnement
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Direction de la gestion des transports
Place du Portage, Phase III, 7B3-12
11, rue Laurier,
Gatineau, Quebec, Canada K1A 0S5
Numéro de téléphone : 819-934-0768
Numéro de télécopieur : 819-956-4944
Courriel : jacynthe.tremblay@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Le responsable de l'offre à commandes est chargé de l'émission de l'offre à commandes et de son administration et de sa révision, s'il y a lieu. En tant qu'autorité contractante, il est responsable de toute question contractuelle liée aux commandes subséquentes à l'offre à commandes passées par tout utilisateur désigné.

5.2 Le représentant de l'offrant

Le représentant de l'offrant est :

Linda Chieffallo
Premiere Executive Suites Limited
Numéro de téléphone : 1-877-246-4331
Courriel : lchieffallo@premieresuites.com

6. Utilisateurs identifiés

La liste des utilisateurs identifiés autorisés à placer des commandes subséquentes à l'offre à commandes se trouve à l'ANNEXE D: UTILISATEURS IDENTIFIÉS.

6.1 Ajouts à la liste des utilisateurs désignées pendant la durée de l'Offre à commandes

Si le Canada autorise l'ajout d'un nouvel utilisateur à la liste des utilisateurs identifiés (ANNEXE D: UTILISATEURS IDENTIFIÉS), l'offrant accepte de fournir les services spécifiés dans la présente aux employés du nouvel utilisateur identifié, aux mêmes conditions et aux tarifs et prix mentionnés dans la présente.

Toute révision à la liste des utilisateurs identifiés (ANNEXE D: UTILISATEURS IDENTIFIÉS) sera autorisée par le responsable de l'offre à commandes à n'importe quel moment avant l'expiration de la durée de l'offre à commandes et fera l'objet d'une « Révision à une autorisation de passer une offre à commandes et des commandes subséquentes ».

7. Procédures pour les commandes subséquentes

Les utilisateurs identifiés peuvent faire des commandes subséquentes à cette offre à commandes en utilisant un des moyens suivants :

  • Si une carte d’achat sera utilisée pour payer pour le service, vous pouvez communiquer avec le fournisseur et donner les détails de la recherche à effectuer. Un message par courriel devrait ensuite être envoyé pour confirmer les détails de la demande. À la fin du processus, une facture doit être exigée du fournisseur et celle-ci doit contenir tous les détails énumérés à la Partie 6, Section B, article 6.5 – Instructions relatives à la facturation.
  • Si vous n’utilisez pas une carte d’achat, alors les commandes subséquentes à cette offre à commandes seront faites en utilisant le formulaire TPSGC-PWGSC 942 – « Commande subséquente à une offre à commandes » qui est disponible dans les deux langues officielles.

Chaque commande subséquente pour ce service devrait s’appliquer à une destination seulement, à moins d’une indication contraire dans l’offre à commandes, et doit être envoyé directement à l’offrant. Chaque commande doit être accompagnée des fonds nécessaires.

8. Limite des commandes subséquentes

Les commandes individuelles subséquentes à l'offre à commandes ne doivent pas dépasser 25 000,00$ (taxes applicables incluses).

9. Ordre de priorité des documents

En cas d'incompatibilité entre le libellé des textes énumérés dans la liste, c'est le libellé du document qui apparaît en premier sur la liste qui l'emporte sur celui de tout autre document qui figure plus bas sur la liste.

  1. La commande subséquente à l'Offre à commandes, incluant les annexes;
  2. Les articles de l'offre à commandes;
  3. Les Conditions générales - 2005 (2014/09/25) Conditions générales - Biens ou services;
  4. Les Conditions générales - 2010C (2014/09/25) Conditions générales - Services (Moyenne complexité);
  5. Annexe A : Besoin
  6. Annexe C : Base de paiement
  7. L'offre de l'offrant en date du 2014/11/27.

10. Attestations

10.1 Conformité

Le respect continu des attestations fournies par l'offrant avec son offre ainsi que la coopération constante quant aux renseignements connexes sont des conditions d'émission de l'offre à commandes (OC). Les attestations pourront faire l'objet de vérifications par le Canada pendant toute la durée de l'offre à commandes et de tout contrat subséquent qui serait en vigueur au-delà de la période de l'OC. En cas de manquement à toute déclaration de la part de l'offrant ou à fournir les renseignements connexes, ou encore si on constate que les attestations qu'il a fournies avec son offre comprennent de fausses déclarations, faites sciemment ou non, le Canada aura le droit de résilier tout contrat subséquent pour manquement et de mettre de côté l'offre à commandes.

10.2 Attestation du Contenu Canadien
10.3 Clause du Guide des CCUA M3060C (2008/05/12) Attestation du Contenu Canadien

11. Lois applicables

L'offre à commandes et tout contrat découlant de l'offre à commandes doivent être interprétés et régis selon les lois en vigueur au Québec et les relations entre les parties seront déterminées par ces lois.

B. CLAUSES DE CONTRAT SUBSÉQUENT

Les clauses et conditions suivantes s'appliquent et font partie intégrante de tout contrat résultant d'une commande subséquente à l'offre à commandes.

1. Besoin

L'entrepreneur doit exécuter les travaux décrits dans la commande subséquente à l'offre à commandes.

2. Clauses et conditions uniformisées (CS)

2.1. Conditions générales

2010C (2014/09/25) Conditions générales - services (moyenne complexité), s'appliquent au contrat et en font partie intégrante.

L'article 13, Intérêt sur les comptes en souffrance, de 2010C  (2014/09/25), Conditions générales - services (moyenne complexité)  ne s'applique pas aux paiements faits par carte de crédit.

3. Durée du contrat

3.1 Date de livraison

Basé sur des critères prédéterminés tel que décrit dans cette demande et conformément aux besoins indiqués par l'employé, la livraison se fera dans un délai de trois (3) jours civils après la réception de la commande subséquente.

4. Paiement

4.1 Base et méthode de paiement

Le paiement se fera lorsque chaque commande subséquente aura été complétée, les services offerts et que le tout aura été accepté par le ministère.

Prix fixe par recherche de dossier, TPS/TVH en sus, tel que stipulé à l’annexe C – Base de Paiement. Le tarif n'inclut pas le loyer. L'employé versera le loyer au propriétaire. Des frais additionnels pour la visite d'appartement ne seront pas acceptés et seront aux frais de l'employé.

L'entrepreneur choisi ne doit accepter aucun paiement, de la part du propriétaire, d'un agent d'immeuble, avocat, notaire, institution financière, d' autres prestataires de services ou de toutes autres sources, sous forme de commissions, commission pour recommandation ou frais d'enregistrement pour les services fournis en relation avec cette Offre à commandes, parce qu'il a placé ou dirigé un employé vers de l'hébergement temporaire. Le montant total des revenus généré par cette Offre à commandes peut être vérifié par le Responsable de l'offre à commandes.

4.2 Limite de prix

Clause du Guide des CCUA C6000C (2011/05/16) Limite de prix

4.3 Paiement par carte de crédit

Les cartes de crédit suivantes sont acceptées: Visa , Master Card et American Express.

5. Instructions pour la facturation

L'entrepreneur doit soumettre ses factures conformément à l'article intitulé « Présentation des factures » des conditions générales. Les factures ne doivent pas être soumises avant que tous les travaux identifiés sur la facture soient complétés.

5.1  Les paiements ne seront effectués qu'à la réception de factures appropriées dûment accompagnées des documents de sortie spécifiés et des autres documents requis en vertu de la présente Offre à commandes.

6. Assurances

Clause du Guide des CCUA G1005C (2008/05/12), Assurances

ANNEXE A - BESOIN

Contexte :

La directive sur les voyages du Conseil du trésor comprend des dispositions pour de l'hébergement à long terme. Pour les déplacements de plus de trente (30) jours consécutifs au même endroit, il convient d'encourager l'utilisation de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution.

Le Canada prévoit un besoin pour des services de prestation de services de recherche de location d'hébergement pour trouver et réserver de l'hébergement meublé de style corporatif ou hôtel-appartement situés au Canada pour  des utilisateurs identifiés.

Prestation des services :

Après avoir reçu un formulaire de commande subséquente (voir Partie A, item 7)  dûment complété, l'entrepreneur doit:

  • Consulter l'employé et/ou la personne-ressource afin de déterminer les préférences en matière d'hébergement et les dates d'occupation;
  • Rechercher et examiner l'hébergement meublé (selon les critères prédéterminés décrits ci-dessous) et d'après les besoins indiqués par l'employé et/ou la personne-ressource pour l'hébergement à long terme;
  • Informer l'employé au sujet des choix disponibles dans un temps donné.
  • Fournir de l'information sur le logement meublé afin que l'employé puisse vérifier et choisir le logement;
  • L'entrepreneur doit fournir au moins un autre choix d'hébergement dont il n'est pas le propriétaire et avec lequel il n'a aucun lien, qui a un tarif comparable ou plus bas, lorsqu'il fournit une option d'hébergement pour lequel il est propriétaire ou qu'il a un lien avec celui-ci;
  • Réserver l'hébergement meublé choisi par l'employé;
  • Fournir à l'employé les indications pour se rendre à l'hébergement temporaire.

REMARQUE : La visite de l'appartement par l'employé avant son arrivée à destination, ne sera pas incluse dans aucune commande subséquente à une Offre à commandes.

Lors de l'arrivée de l'employé au lieu d'hébergement, le fournisseur de services de recherche d'hébergement doit :

  • Coordonner le ramassage des clés (si nécessaire);
  • Fournir à l'employé des trousses d'orientation sur la ville et de l'information sur l'hébergement;
  • Préparer et fournir le bail/contrat de location pour l'hébergement.

Besoin en hébergement :

On entend par hébergement un hôtel-résidence, une maison, une maison en rangée, un appartement en copropriété, ou tout autre établissement semblable.

L'hébergement doit respecter les critères minimaux suivants:

  • il doit s'agir d'appartements à une chambre complètement meublés (y compris la literie, coutellerie, chaudrons, casseroles, vaisselle, petits appareils électriques) se trouvant dans un milieu sûr, bien situés, propres et aménagés pour être confortables;
  • être situé au centre-ville (ou à distance de marche du bureau);
  • être disponible pour un minimum d'un mois, avec possibilité de prolonger le séjour de quelques semaines/mois;
  • le loyer doit comprendre les services (chauffage et électricité), le service de télédistribution de base, le service de tenue de chambre une fois toutes les deux semaines, les appels téléphoniques locaux, l'accès Internet haute vitesse et doit être sans frais exigibles à la fin du séjour;
  • les propriétaires doivent être en mesure de percevoir le loyer au moyen d'un système pour commerçant Visa/MasterCard/Amex, étant donné que le loyer doit être remboursé aux employés plutôt que d'être directement facturé au Ministère; dans des circonstances exceptionnelles où une Visa/MasterCard ou Amex n'est pas accepté, le paiement peut se faire par d'autres moyens, en autant qu'un reçu est émit immédiatement;
  • des espaces de stationnement doivent être disponibles sur place moyennent des frais additionnels, si cela s'applique, à des prix concurrentiels;
  • des installations de blanchisserie doivent être disponibles sur place ou à l'intérieur d'un rayon de 300 mètres, moyennant des frais additionnels, si cela s'applique, à des prix concurrentiels;
  • l'employé doit prendre les dispositions relatives aux prolongations de séjour directement avec le propriétaire.

Villes dans lesquelles les services seront offerts

Les services seront offerts dans les villes qui sont identifiées à l'ANNEXE B: FORMULAIRE DE SOUMISSION.

ANNEXE B - FOEMULAIRE DE SOUMISSION

Les services seront offerts dans les villes suivantes :

  • Abbotsford
  • Burlington
  • Calgary
  • Chiliwack
  • Edmonton
  • Fredericton
  • Gatineau
  • Halifax
  • Kitchener/Waterloo
  • Langley
  • Markham
  • Mississauga
  • Moncton
  • Montréal
  • Oakville
  • Ottawa
  • Regina
  • Richmond Hill
  • Saint John
  • Saskatoon
  • St. John's
  • Surrey
  • Sydney
  • Toronto
  • Vancouver
  • Vaughan
  • Victoria
  • Winnipeg

INFORMATIONS SUR LE FOURNISSEUR

Numéro d'entreprise - approvisionnement (NEA) : 852953819PG0001

Nom de l'entreprise : Premiere Executive Suites Limited

Adresse de l'entreprise : 331, boul. Cityview, Suite 202, Vaughan (Ontario) L4H 3M3

Numéro sans frais : 1-877-246-4331

Adresse Internet de l'entreprise : Premiere Executive Suites Limited

Adresse courriel de l'entreprise : govservices@premieresuites.com

Nom de la personne-ressource : Suzan Panza

ANNEXE C - BASE DE PAIEMENT

Tarif fixe définitif par dossier pour la prestation de services de recherche de logements, TPS/TVH en sus. Le tarif exclu le montant du loyer. La visite des logements par l'employé avant son arrivée à la destination n'est pas couverte par la présente Offre à commandes.

200 $ / par dossier (TPS ou TVH en sus)

Paiement par carte de crédit

Les cartes d'achat du Gouvernement du Canada, la Carte de voyage désignée (CVD), la Carte de voyage désignées de centre de responsabilité (CVDCR) ainsi que les cartes de crédit personnelles seront acceptées comme mode de paiement pour toute commande subséquente à l’offre à commandes.

SERVICES SUPPLÉMENTAIRES OFFERTS SANS FRAIS ADDITIONNELS

  • Un point de contact pour toute réservation à l'intérieur du Canada. Premiere Executive Suites assignera un employé comme gestionnaire de compte pour tous les services de recherche d'hébergement.
  • Les Utilisateurs identifiés auront accès au meilleur tarif disponible de Premiere Executive Suites.
  • Durant les périodes de pointe, la disponibilité pourrait être un facteur. Les Utilisateurs identifiés auront la priorité sur la disponibilité durant ces périodes.
  • Un surclassement sans frais sera fourni aux Utilisateurs identifiés, dans la mesure où celà est faisable et lorsqu'il y a disponibilité.
  • Des options d'hébergement comprenant deux (2) et trois (3) chambres à coucher sont disponibles lorsque deux employés ou plus sont en affectation et que celle-ci requiert de l'hébergement à long terme. Dans de pareils cas, le partage de l'hébergement peut représenter des économies substantielles pour le Canada.

ANNEXE D - UTILISATEURS IDENTIFIÉS

  • Administration canadienne de la sûreté du transport aérien
  • Administration du pipe-line du Nord Canada
  • Affaires autochtones et Développement du Nord Canada
  • Affaires étrangères, Commerce et Développement
  • Agence canadienne de développement économique du nord
  • Agence canadienne de développement international
  • Agence canadienne d'évaluation environnementale
  • Agence canadienne d'inspection des aliments
  • Agence de la consommation en matière financière du Canada
  • Agence de promotion économique du Canada Atlantique
  • Agence de santé publique du Canada
  • Agence des services frontaliers du Canada
  • Agence du revenu du Canada
  • Agence fédérale de développement économique pour le sud de l'Ontario
  • Agence spatiale canadienne
  • Agriculture et Agro-alimentaire Canada
  • Anciens combattants Canada
  • Banque de développement du Canada
  • Banque du Canada
  • Bibliothèque du parlement
  • Bibliothèque et Archives Canada
  • Bureau de la sécurité des transports du Canada
  • Bureau de l'Enquêteur correctionnel Canada
  • Bureau du Commissaire du centre de la sécurité des télécommunications
  • Bureau du Conseil privé
  • Bureau du surintendant des institutions financières
  • Bureau du vérificateur général du Canada
  • Centre canadien d'hygiène et de sécurité au travail
  • Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada
  • Centre de la sécurité des télécommunications
  • Centre de recherches pour le développement international
  • Chambre des communes
  • Citoyenneté et Immigration Canada
  • Comité de surveillance des activités de renseignements de sécurité
  • Comité externe d'examen de la Gendarmerie royale du Canada
  • Comité externe d'examen des griefs militaires
  • Commissaire à la magistrature fédérale
  • Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
  • Commissariat à l'information du Canada
  • Commissariat à l'intégrité du secteur public
  • Commissariat au lobbying du Canada
  • Commissariat aux conflits d'intérêts et à l'éthique
  • Commissariat aux langues officielles
  • Commission canadienne de sûreté nucléaire
  • Commission canadienne des droits de la personne
  • Commission canadienne des grains
  • Commission de la Capitale nationale
  • Commission de la Fonction publique du Canada
  • Commission de l'immigration et du statut de réfugié
  • Commission des plaintes du public contre la GRC
  • Commission des relations de travail dans la fonction publique
  • Commission des revendications des Indiens
  • Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire
  • Commission du droit d'auteur Canada
  • Commission mixte internationale
  • Commission nationale des libérations conditionnelles
  • Condition féminine Canada
  • Conseil canadien des normes
  • Conseil canadien des relations industrielles
  • Conseil de contrôle de renseignements relatifs aux matériaux dangereux
  • Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes
  • Conseil de recherches en sciences humaines du Canada
  • Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
  • Conseil des produits agricoles du Canada
  • Conseil d'examen du prix des médicaments brevetés
  • Conseil national de recherches
  • Corporation commerciale canadienne
  • Cour suprême du Canada
  • Défense nationale
  • Développement économique Canada
  • Directeur général des élections
  • Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
  • École de la fonction publique du Canada
  • Environnement Canada
  • Exportation et développement Canada
  • Finance Canada
  • Gendarmerie royale du Canada
  • Gouverneur général
  • Industrie Canada
  • Infrastructure Canada
  • Instituts de recherche en santé du Canada
  • Justice Canada
  • Monnaie royal canadienne
  • Musée des Beaux-arts du Canada
  • Office de la propriété intellectuelle du Canada
  • Office de transports du Canada
  • Office d'investissement des régimes de pensions du secteur public
  • Office nationale de l'énergie
  • Office national du film
  • Parcs Canada
  • Passeport Canada
  • Patrimoine canadien
  • Pêches et Océans Canada
  • PPP Canada inc.
  • Procréation assistée Canada
  • Registraire du tribunal des revendications particulières
  • Ressources humaines et Développement des compétences Canada
  • Ressources naturelles Canada
  • Santé Canada
  • Secrétariat de la commission de vérité et de réconcilliation relative aux pensionnats indiens
  • Secrétariat de la commission des nominations publiques
  • Secrétariat des conférences intergouvernementales
  • Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
  • Sécurité publique Canada
  • Service administratif des tribunaux judiciaires
  • Service Canada
  • Service correctionnel du Canada
  • Service des poursuites pénales du Canada
  • Services partagés Canada
  • Société canadienne d'hypothèques et de logement
  • Société immobilière du Canada ltée
  • Statistiques Canada
  • Table ronde nationale sur l'environnement et l'économie
  • Téléfilm Canada
  • Transports Canada
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
  • Tribunal canadien des droits de la personne
  • Tribunal canadien des relations professionnelles artistes-producteurs
  • Tribunal canadien du commerce extérieur
  • Tribunal d'appel des transports du Canada
  • Tribunal de la concurrence
  • Tribunal de la dotation de la fonction publique
  • Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs Canada

Autres Participants

  • Employés du gouvernement de la province de l'Alberta
  • Employés du gouvernement de la province du Nouveau-Brunswick
  • Employés du gouvernement de la province de la Nouvelle-Écosse
  • Employés du gouvernement de la province de l'Ontario
  • Employés du gouvernement des Territoires du Nord-Ouest
  • Employés du gouvernement du Territoire du Yukon
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