Modalités et conditions de l'offre à commandes 2020 pour les établissements d'hébergement

No EN578-200406
Offre à commandes
Gouvernement du canada - Programme d'hébergement pour tous les employés

Table des matières

Partie 1 - Renseignements généraux

1.1 Introduction
1.2 Sommaire

Partie 2 - Offre à commandes et clauses du contrat subséquent

A. Offre à commandes

A2.1 Offre
A2.2 Clauses et conditions uniformisées
A2.3 Durée de l'offre à commandes
A2.4 Responsables
A2.5 Utilisateurs identifiés
A2.6 Ajout à la liste des Utilisateurs identifiés
A2.7 Procédures pour les commandes subséquentes
A2.8 Limite des commandes subséquentes
A2.9 Ordre de priorité des documents
A2.10 Attestations
A2.11 Lois applicables
A2.12 Divulgation de renseignements
A2.13 Dernière chambre disponible (Établissements canadiens seulement)
A2.14 Congés fériés et fins de semaines (Établissements canadiens seulement)
A2.15 Jours non disponibles (Établissements canadiens seulement)
A2.16 Ajustements de tarifs
A2.17 Blocs de chambres (dix (10) chambres et plus)

B. Clauses du contrat subséquent

B2.1 Énoncé des besoins
B2.2 Clauses et conditions uniformisées
B2.3 Durée du contrat
B2.4 Paiement
B2.5 Réservations
B2.6 Annulations
B2.7 Dépôts et frais de chambres
B2.8 Chambres sécuritaires, propres et confortables
B2.9 Programmes de fidélisation

Partie 3 - Le Répertoire des établissements d'hébergement

3.1 Format du Répertoire
3.2 Distribution du Répertoire
3.3 Liste d'envoi

Partie 1 RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

1. Introduction

L'offre à commandes comporte toirs (3) parties, ainsi qu'une annexe, et elle est divisée comme suit:

Partie 1 - Rensiegnement généraux : renferme une description générale du besoin.

Partie 2     2A Offre à commandes et 2B Clauses de contrat subséquent

    Partie 2A - Offre à commandes: contient l'offre à commandes incluant l'offre de l’offrant et les clauses et conditions applicables;

    Partie 2B - Clauses de contrat subséquent : contient les clauses et les conditions qui s'appliqueront à tout contrat résultant d'une commande subséquente à l'offre à commandes.

Partie 3 - Le Répertoire des établissements d'hébergement : contient des informations relatives au Répertoire des établissements d'hébergement.

L'annexe comprend : l'Annexe A - Besoin : Données sur l'établissement et tarifs

2. Sommaire

Le Canada prévoit un besoin en services d'hébergement, durant la période du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2020. Par la présente, le Canada invite l'offrant à lui présenter une offre pour des chambres d'invités ou des logements commerciaux semblables tel que définis à l'annexe A.

Afin d'aider ses utilisateurs identifiés à louer des chambres de la façon la plus économique qui soit, le gouvernement du Canada a l'intention de :

  1. demander aux établissements d'hébergement de présenter des offres, en les invitant à proposer des tarifs quotidiens, hebdomadaires et mensuels applicables à un certain nombre de catégories différentes de chambres;

  2. veiller à ce que les tarifs acceptés, selon les critères cités dans le présent document, soient publiés dans le Répertoire 2020 des établissements d'hébergement pour les employés du gouvernement et soient mis à la disposition des Utilisateurs identifiés qui voyagent en service commandé autorisé par le gouvernement fédéral, provincial, territorial ou autre organisme gouvernemental approuvé et dont les frais seront payés ou remboursés par l'État, conformément à la Directive sur les voyages.

« Utilisateur identifié » ou « Utilisateurs identifiés » comprend un ministère, commission ou  agence du Gouvernement du Canada ou une société d'État pour laquelle Travaux publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) opérant sous le nom de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est autorisé à fournir des services en vertu de la Loi sur le ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux, et qui est inscrit à la page Utilisateurs identifiés, durant la période de toute offre à commandes subséquentes. Ces utilisateurs identifiées inclus les organisations listées dans l'annexe I, I.1, II et certaines dans l'annexe III de la Loi sur la gestion des finances publiques, L.R.C. 1985, c.F-11. Dans un contexte qui justifie une telle interprétation, la définition du terme peut aussi inclure un employé d'un Utilisateur identifié. Lorsque l'Offrant a accepté de faire bénéficier de ses tarifs gouvernementaux les entrepreneurs, consultants et conseillers liés par contrats à frais remboursables qui voyagent par affaire dans l'exécution de leur contrat, les termes « Utilisateur identifié » ou « Utilisateurs identifiés » peuvent aussi inclure ces personnes.

Les employés des Utilisateurs identifiés qui voyagent en service commandé dans le cadre de leurs fonctions, ainsi que les membres des familles des employés du Gouvernement du Canada lorsqu'il s'agit d'une affectation ou d'une mutation, et les entrepreneurs à frais remboursables, les consultants ou les conseillers qui voyagent en service commandé dans l'exécution de leurs contrats pour le compte des Utilisateurs identifiés, sont souvent appelés à louer des chambres d'invité ou de l'hébergement commercial semblable.

Les employés des gouvernements provinciaux et territoriaux identifiés des Utilisateurs identifiés sont aussi considérés comme des Utilisateurs identifiés.

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PARTIE 2 - OFFRE À COMMANDES ET CLAUSES DU CONTRAT SUBSÉQUENT

A. OFFRE À COMMANDES

A2.1 Offre

2.1.1  L'offrant accepte de remplir le besoin conformément à l’annexe A – Besoin : Données sur l’établissement et tarifs.

A2.2 Clauses et conditions uniformisées

Toutes les clauses et conditions identifiées dans l'offre à commandes et contrat(s) subséquent(s) par un numéro, une date et un titre sont reproduites dans le guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat
(https://achatsetventes.gc.ca/politiques-et-lignes-directrices/guide-des-clauses-et-conditions-uniformisees-d-achat) publié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

2.2.1 Conditions générales

2005 (2017-06-21), Conditions générales - offres à commandes - biens ou services, s'appliquent à la présente offre à commandes et en font partie intégrante, avec les conditions suivantes :

a) En ce qui a trait à la section 8 de 2005 Conditions générales, les « prix unitaires de l’offre à commandes » n’incluent pas les prix offerts par l’offrant en réponse à des demandes individuelles de rabais basés sur les volumes. Le Canada ne sera pas tenu responsable d’erreurs, d’incohérences ou d’omissions dans aucune information publiée concernant cette série d’offres à commandes. Si l’offrant constate des erreurs, incohérences ou omissions, l’offrant accepte d’informer le Responsable de l’offre à commandes immédiatement.

b) En ce qui a trait à la section 4(d), bien que cette offre à commandes ne soit pas assignable ou transférable et que tout assignement ou transfert présumé soit invalide et sans effet, pour cette offre à commande, le Canada peut accepter (à sa seule discrétion) d’octroyer une offre à commandes substitue si :

  1. une demande est faite par l’offrant original au Responsable de l’offre à commandes lui demandant d’octroyer une offre à commande substitue; et

  2. que l’offre à commandes substitue soit pour les mêmes services, aux mêmes modalités et conditions et aux mêmes prix dans l’offre soumise par l’offrant original.
2.2.2 Rapports sur l’utilisation de l’offre à commandes

L'offrant doit compiler et tenir à jour des données sur les services fournis au gouvernement fédéral dans le cadre de contrats découlant de l'offre à commandes (OC). Ces données doivent comprendre tous les frais d’hébergement, incluant les achats payés à l'aide de la Carte individuelle de voyage (CIV) du gouvernement du Canada ou de la Carte ministérielle de frais de voyage (CFMV). Les données fournies doivent être seulement pour les voyages de passage faits par les Utilisateurs identifiés. Les données rassemblées doivent être envoyées à chaque trimestre au Canada de la façon suivante:

Voici la répartition des trimestres :

  • Rapport no 1 : 15 jours après la fin du mois de mars;
  • Rapport no 2 : 15 jours après la fin du mois de juin;
  • Rapport no 3 : 15 jours après la fin du mois de septembre;
  • Rapport no 4 : 15 jours après la fin du mois de décembre

Les rapports doivent inclure, au minimum, les informations suivantes détaillant les séjours des voyageurs gouvernementaux :

  1. le nombre de nuitées par trimestre, pour chaque type de chambre, pour l'ensemble du Gouvernement du Canada;
  2. les revenus totaux générés par les nuitées, avant taxes, par trimestre, pour l'ensemble du Gouvernement du Canada.

Ces rapports doivent être envoyés par courriel ou télécopieur à :

Courriel: tpsgc.rhelvdgt-acrdtmd.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Télécopieur : 613-943-7967

Tous les champs de données du rapport doivent être remplis tel que demandé. Si certaines données ne sont pas disponibles, la raison doit être indiquée dans le rapport. Si aucun service n'a été fourni pendant la période visée, l'offrant doit soumettre un rapport portant la mention « NÉANT ».

Le fait de ne pas fournir les rapports remplis au complet selon les directives mentionnées ci-dessus peut entraîner la mise de côté de l'offre à commandes et l'application d'une mesure corrective du rendement du fournisseur.

A2.3 Durée de l'offre à commandes

2.3.1 Période de l'offre à commandes

Des commandes subséquentes à cette offre à commandes pourront être passées et les services être rendus du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2020 inclusivement.

2.3.2 Ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG)

L’offre à commandes (OC) vise à établir la livraison du besoin décrit en vertu de l’OC aux Utilisateurs identifiés, et ce, partout au Canada, y compris dans les zones visées par des ententes sur les revendications territoriales globales.

A2.4 Responsables

2.4.1 Responsable de l’offre à commandes

François Dicaire
Spécialiste en d'approvisionnement
Services publics et Approvisionnement Canada
Direction de la gestion des transports
Division des services d'approvisionnement en voyage
Programme des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules
149, rue O'Connor, 7ème étage, poste 07021
Ottawa (Ontario), Canada
K1A 0S5

Téléphone : 343-550-1616
Courriel : francois.dicaire@tpsgc-pwgsc.gc.ca ou tpsgc.rhelvdgt-acrdtmd.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Le Responsable de l'offre à commandes est chargé de l'émission de l'offre à commandes et de son administration et de sa révision, s'il y a lieu. En tant qu'autorité contractante, il est responsable de toute question contractuelle liée aux commandes subséquentes à l'offre à commandes passées par tout Utilisateur identifié.

2.4.2 Soutien technique

Pour obtenir du soutien technique, veuillez envoyer votre demande à :

Télécopieur : 613-943-7967
Courriel : tpsgc.rhelvdgt-acrdtmd.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca

En envoyant une demande pour du soutien technique, celle-ci devrait seulement contenir des questions concernant les items qui ne sont pas de nature contractuelle concernant l’offre à commandes.

A2.5 Utilisateurs identifiés

La liste des Utilisateurs identifiés autorisés à placer des commandes subséquentes à l’offre à commandes se trouve dans la section Utilisateurs identifiés de la Préface.

A2.6 Ajouts à la liste des Utilisateurs identifiés

Si le Canada autorise l’ajout d’un nouvel utilisateur à la liste des Utilisateurs identifiés, l’offrant accepte de fournir les services spécifiés dans la présente aux employés du nouvel Utilisateur identifié, aux mêmes conditions et aux tarifs et prix mentionnés dans la présente.

Toute révision à la liste des Utilisateurs identifiés sera autorisée par le Responsable de l’offre à commandes à n’importe quel moment avant l’expiration de la durée de l’offre à commandes et fera l’objet d’un communiqué électronique qui sera envoyé aux offrants. La liste la plus à jour des Utilisateurs identifiés se trouve à l’adresse suivante: https://rehelv-acrd.tpsgc-pwgsc.gc.ca/preface-fra.aspx#utilisateurs

A2.7 Procédures pour les commandes subséquentes

2.7.1     Les Utilisateurs identifiés réserveront leur hébergement :

  1. par téléphone, par télécopieur, par courriel, par Internet et en utilisant un système de réservation automatisé pour obtenir une réservation pour laquelle un numéro de confirmation a été fourni par l’offrant, et limité exclusivement aux détails pertinents des besoins fournis par l'Utilisateur identifié à l’offrant;

  2. par l’entremise de représentants du service de voyages du gouvernement (agence de voyage) pour obtenir une réservation pour laquelle un numéro de confirmation a été fourni par l’offrant, et limité exclusivement aux détails pertinents des besoins fournis par l'Utilisateur identifié à l’offrant;

  3. par l’entremise d’autres prestataires de services de voyage auxquels ont recours les gouvernements provinciaux ou territoriaux pour obtenir une réservation pour laquelle un numéro de confirmation a été fourni par l’offrant, et limité exclusivement aux détails pertinents des besoins fournis par l'Utilisateur identifié à l’offrant.

2.7.2     Les Utilisateurs identifiés peuvent aussi obtenir de l’hébergement en se présentant au comptoir, où l’Utilisateur identifié obtiendra immédiatement de l’hébergement sur les lieux (si disponible), et limité exclusivement aux détails pertinents des besoins fournis par l'Utilisateur identifié à l’offrant.

A2.8 Limite des commandes subséquentes

Les commandes individuelles subséquentes à l’offre à commandes ne doivent pas dépasser 9 000 $ canadiens au Canada, 9 000 $ américains aux États-Unis et 12 000 $ américains pour les établissements dans les pays autres que le Canada et les États-Unis, à l'exclusion des taxes comme la TVP, la TPS, la TVH, la taxe de vente d'état, la taxe sur l’occupation et les Frais de marketing des destinations touristiques (FMDT), le cas échéant.

A2.9 Ordre de priorité des documents

En cas d'incompatibilité entre le libellé des textes énumérés dans la liste, c'est le libellé du document qui apparaît en premier sur la liste qui l'emporte sur celui de tout autre document qui figure plus bas sur la liste.

  1. La commande subséquente à l’offre à commandes, incluant les annexes;
  2. Les articles de l’offre à commandes;
  3. Les conditions générales 2005 (2017-06-21), Conditions générales - offres à commandes - biens ou services;
  4. Les conditions générales 2010C (2018-06-21), Conditions générales – services (complexité moyenne);
  5. L'annexe A;
  6. L'offre de l'offrant.

A2.10 Attestations

2.10.1 Conformité

Le respect continu des attestations fournies par l'offrant avec son offre ainsi que la coopération constante quant aux renseignements connexes sont des conditions d'émission de l'offre à commandes (OC). Les attestations pourront faire l'objet de vérifications par le Canada pendant toute la durée de l'offre à commandes et de tout contrat subséquent qui serait en vigueur au-delà de la période de l'OC. En cas de manquement à toute déclaration de la part de l'offrant ou à fournir les renseignements connexes, ou encore si on constate que les attestations qu'il a fournies avec son offre comprennent de fausses déclarations, faites sciemment ou non, le Canada aura le droit de résilier tout contrat subséquent pour manquement et de mettre de côté l'offre à commandes.

A2.11 Lois applicables

L'offre à commandes et tout contrat découlant de l'offre à commandes doivent être interprétés et régis selon les lois en vigueur en Ontario et les relations entre les parties seront déterminées par ces lois.

A2.12 Divulgation des renseignements

L'offrant accepte que ses prix ainsi que les informations sur son établissement et les services soient divulguées par le Canada advenant l'attribution d'une offre à commandes, incluant la publication des prix dans le Répertoire d'établissements d'hébergement dans Internet, et convient qu'il n'aura aucun droit de réclamation contre le Canada, le Ministre, l'Utilisateur identifié, leurs employés, agents ou préposés en ce qui a trait à ladite divulgation.

A2.13 Dernière chambre disponible (Établissements canadiens seulement)

Les offrants doivent être en mesure de fournir de l'hébergement sur une base de « dernière chambre disponible ». Les réservations doivent être acceptées pour toute chambre disponible dans la catégorie pour laquelle des tarifs ont été proposés. On ne doit pas exclure les chambres qui sont jugées supérieures du point de vue de l'emplacement (par ex: vue du port vs vue de la ville). De même, des tarifs distincts ne seront pas acceptés pour les hôtels et motels qui font partie du même établissement.

A2.14 Congés fériés et fins de semaines (Établissements canadiens seulement)

Les tarifs ne pourront en aucun cas être augmentés, par exemple les fins de semaines, les congés fériés ou pendant les manifestations spéciales à l'échelle régionale.

A2.15 Jours non disponibles (Établissements canadiens seulement)

Les offrants peuvent choisir au maximum dix (10) jours par année pour lesquels ils ne sont pas tenus d'offrir les tarifs offerts dans l'offre à commandes.

A2.16 Ajustements de tarifs

Les tarifs offerts pour le Répertoire des établissements d'hébergement 2020 sont considérés comme des tarifs plafonds.  Les fournisseurs préférentiels, ayant reçu une offre à commandes, auront l'option de réduire leurs tarifs saisonniers offerts jusqu’à cinq (5) reprises, selon le nombre de saisons de l’offre à commande au cours de l'année 2020 à la condition que le nouveau tarif abaissé est soumis au moins quinze (15) jours avant la saison visée.  Le nouveau tarif deviendra le nouveau tarif plafond pour cette saison. Les saisons ne peuvent pas être modifiées durant la période de l’offre à commandes.

Les fournisseurs préférentiels doivent faire parvenir leurs changements de tarifs tel qu'indiqué ci-dessus, par écrit, soit par télécopieur au 613-943-7967 ou par courriel à l’adresse tpsgc.rhelvdgt-acrdtmd.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Aucun autre changement de tarif ne sera accepté que ceux spécifiés ci-dessus et ce sans exceptions.

Advenant qu'un fournisseur réduit son offre pour un mois spécifique, toutes les réservations existantes doivent être modifiées au nouveau tarif réduit. Si le mauvais tarif est facturé à un Utilisateur identifié, ceci sera considéré comme un trop-perçu et le fournisseur sera dans l'obligation de rembourser immédiatement le trop-perçu à l'Utilisateur identifié.

A2.17 Blocs de chambres (dix (10) chambres et plus)

Les offrants ne sont pas tenus de se conformer aux modalités et conditions de l'offre à commandes quand un Utilisateur identifié participe à une conférence/réunion/évènement pour lequel un bloc de dix (10) chambres ou plus a été mis de côté ou est demandé.

B. CLAUSES DE CONTRAT SUBSÉQUENT

Les clauses et conditions suivantes s'appliquent et font partie intégrante de tout contrat résultant d'une commande subséquente à l'offre à commandes.

B2.1 Énoncé des besoins

L'entrepreneur doit fournir les services décrits dans la commande subséquente à l'offre à commandes.

B2.2 Clauses et conditions uniformisées

B2.2.1 Conditions générales

2010C (2018-06-21) Conditions générales - services (complexité moyenne) s'appliquent au contrat et en font partie intégrante.

B2.3 Durée du contrat

B2.3.1 Période du contrat

Les services doivent être rendus conformément à la commande subséquente à l’offre à commandes.

B2.4 Paiement

2.4.1 Modalité de paiement

À son arrivée à l’établissement d’hébergement, celui-ci demandera une autorisation à l’émetteur de la carte de crédit utilisée par l’Utilisateur Identifié afin de s’assurer que les fonds sont disponibles. Conséquemment, l’émetteur de la carte de crédit déduira le montant autorisé du crédit disponible sur la carte et celui-ci sera supprimé lorsque l’utilisateur identifié paiera la facture finale et la transaction sera finalisée entre l’établissement d’hébergement et l’émetteur de la carte. Le montant de l’autorisation qui sera déduit devrait être proportionnel à la durée du séjour. L’établissement d’hébergement ne peut exiger un paiement anticipé pour une réservation ou la prolongation d'un séjour, et ce, pour tous les types de réservation. Le processus décrit ci-haut n’est pas considéré comme un dépôt ou un paiement anticipé et fait parti des pratiques standards de l’industrie.

Le paiement de la facture se fera au départ de l'Utilisateur identifié. Si un Utilisateur identifié a payé un tarif autre que celui qui se trouve dans l'offre à commandes, l'établissement doit rembourser tout montant payé en surplus des tarifs offerts dans l'offre à commandes à l'Utilisateur identifié dans les plus brefs délais.

Lors du départ, une facture doit être remise à chaque Utilisateur identifié. Le paiement peut se faire avec la Carte individuelle de voyage (CIV) du Gouvernement du Canada, une carte ministérielle de frais de voyage (CMFV), une carte de crédit personnelle, par carte de débit (Interac) ou par tout autre mode de paiement accepté par l'établissement.

2.4.2 Base de paiement et trop-perçus

En contrepartie de son inscription dans le Répertoire des établissements d'hébergement pour les employés du gouvernement, l’entrepreneur s'engage à exiger seulement le ou les tarifs indiqués pour les types d’hébergement établis en vertu des modalités et conditions énumérées dans la présente.

L’entrepreneur accepte que les tarifs imputés aux voyageurs soient vérifiés et accepte de rembourser, dans les plus brefs délais à l'Utilisateur identifié, tout montant payé en trop par rapport au tarif mentionné dans l’offre à commandes. À ce titre, l’entrepreneur doit soumettre à TPSGC, une copie révisée de la facture indiquant clairement le tarif corrigé et une mention attestant qu’un remboursement a bel et bien été effectué sur la carte de crédit de l’employé. Une copie du bordereau imprimé au terminal point de vente peut aussi être envoyée comme preuve qu’un remboursement a été effectué. L’offrant devra donc répondre à toute demande de remboursement dans les cinq (5) jours ouvrables, ce qui est également la ligne de conduite interne de TPSGC pour ce qui est du temps de réponse à toute demande.

L’entrepreneur accepte de ne pas utiliser le nom de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada dans aucun matériel publicitaire pour la promotion de ses services. Le fournisseur accepte également de ne pas faire la promotion d'un tarif du gouvernement fédéral où les tarifs soumis n'ont pas été acceptés ou si aucun tarif n’a été soumit pour le Répertoire 2020 des établissements d'hébergement.

L’entrepreneur comprend et accepte que, s'il refuse d'honorer les modalités, les conditions ou les tarifs fournis pour la durée de cette offre à commandes, il peut voir son établissement retiré du Répertoire 2020 des établissements d'hébergement.

B2.5 Réservations

Toutes les réservations confirmées doivent être honorées. Si une chambre n'est pas disponible dans la catégorie réservée au moment de l'enregistrement, l'établissement fournira alors une chambre de catégorie supérieure sans frais additionnels. Si le Canada reçoit une plainte d'un Utilisateur identifié qu'un établissement ne respecte pas ce critère, le Canada se réserve le droit de retirer le nom de l'établissement contrevenant du Répertoire.

B2.6 Annulations

Pour les besoins de la présente offre à commandes, les annulations doivent être acceptées au minimum 24 heures (heure locale de l’établissement d’hébergement) avant l’heure d’enregistrement de l’établissement.

B2.7 Dépôts, frais de chambres et arrivées tardives

Les dépôts et autres frais ne doivent pas être perçus sur la carte de crédit de l'Utilisateur désigné avant le jour de départ.

Si un Utilisateur identifié annule une réservation conformément à la partie B2.6 – Annulations, incluant une réservation pour une arrivée tardive, l'établissement ne doit pas percevoir de frais sur sa carte de crédit par débit ou par toute autre manière.

Si un Utilisateur identifié a fait une réservation, incluant une réservation pour une arrivée tardive, qu'il ne s'est pas enregistré et qu'il n'a pas annulé cette réservation conformément à la partie B2.6 – Annulations, une perception sur sa carte de crédit peut être faite à ce moment pour l'équivalent d'une nuitée seulement, au tarif du gouvernement.

Si un Utilisateur identifié décide de ne pas rester parce que la chambre n'était pas sécuritaire, propre ou confortable, sa carte de crédit ne doit pas être débitée pour des dépôts ou tout autres frais. C'est un critère obligatoire de l’offre à commandes que les chambres soient sécuritaires, propres et confortables. Si un Utilisateur identifié se plaint qu'un établissement ne respecte pas ce critère obligatoire minimum, le Canada se réserve le droit de retirer le nom de l'établissement contrevenant du Répertoire.

Si un Utilisateur identifié décide de ne pas rester pour toute la durée pour laquelle il avait réservé, l'établissement ne peut percevoir plus que le tarif du gouvernement multiplié par le nombre de nuits que l'Utilisateur identifié est demeuré dans l'établissement. Les dépôts et autres frais ne doivent pas être perçus sur sa carte de crédit pour les départs anticipés.

B2.8 Chambres sécuritaires, propres et confortables

Il faut, au minimum, garantir des chambres sécuritaires, propres et confortables.

B2.9 Programmes de fidélisation

Les employés du Gouvernement du Canada peuvent adhérer à des programmes de fidélisation. Cependant, les employés ne seront pas remboursés s'il y a des frais additionnels rattachés au tarif de la chambre pour adhérer aux programmes de fidélisation.

PARTIE 3- LE RÉPERTOIRE DES ÉTABLISSEMENTS D'HÉBERGEMENT

3.1 Présentation du Répertoire

Le Répertoire des établissements d'hébergement et de location de véhicules pour les employés du gouvernement comprend deux sous-répertoires : établissement d’hébergement et location de véhicules.  Pour 2020, le répertoire comprendra un lien vers le répertoire des établissements d’hébergement de Lanyon pour le Gouvernement du Canada.

Le répertoire des établissements d’hébergement consiste d’établissements au Canada, aux États-Unis et dans d’autres pays dans le reste du monde.

À partir des établissements d’hébergement publiés pour chaque ville, les Utilisateurs identifiés ont la possibilité de choisir un établissement et ensuite réviser les renseignements spécifiques à cet établissement sur une page séparée.

Les Utilisateurs identifiés sont avisés de réviser les tarifs de l’établissement et les renseignements de l’hébergement avant de faire une réservation pour s’assurer que les tarifs sont dans les limites acceptables de la Directive sur les voyages du gouvernement.  Une liste de toutes les limites de ville approuvées pour le Canada et les États-Unis, et les autres pays du reste du monde est disponible.

3.2 Diffusion du Répertoire

Le Répertoire des établissements d'hébergement pour les employés du gouvernement est diffusé par voie électronique sur Internet sur le site Web suivant: Répertoire des établissements d'hébergement. Un lien redirigera les utilisateur vers le répertoire des établissements d’hébergement de Lanyon pour le gouvernement du Canada.

Les voyageurs peuvent utiliser un système de réservation automatisé. Nous vous encourageons à rendre les tarifs de votre établissement accessible aux employés du gouvernement qui utilisent ce service de réservation en ligne.

Pour ce faire, veuillez soumettre vos tarifs avec la politique d’annulation en vigueur dans l’entente avec le Gouvernement du Canada à Travelport (Apollo/Galileo/Worldspan), le Système de distribution global (SDG) utilisé par l’outil de réservation en ligne qui fait la recherche et affiche les tarifs,  et utiliser le code « GVC » pour identifier les tarifs du Gouvernement du Canada. Le code « GOC » peut aussi être utilisé si vous utiliser le SDG Sabre. Voici les pseudo-codes des villes requis :

  • HRG - 2DN3, 2FT1 (Travelport) et B3W1, O5N7, 46NA (Sabre)
  • AMEX - 7HWA (Sabre)
  • FCM Travel Solutions - 1ZO2 (Sabre)
  • Vision Travel - T2PI, PV20 (Sabre)
  • Yukon Government Travel - 27LL (Apollo)

Note:Les établissements qui utilisent Travelport Apollo/Galileo/Worldspan) doivent obligatoirement enregistrer leurs tarifs pour le Gouvernement du Canada dans celui-ci ou à travers une tierce partie comme par exemple TravelClick afin de prévenir toute erreur de réservation lorsque les employés utilisent l’outil de réservation en-ligne.

3.3 Liste de fournisseurs

La Division des services d'approvisionnement en voyage de TPSGC tient une liste des fournisseurs d'hébergement commercial au Canada, aux États-Unis et dans d'autres pays.

Les fournisseurs peuvent demander par courriel à l’adresse suivante tpsgc.rhelvdgt-acrdtmd.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca  que leur nom soit ajouté à la liste des fournisseurs en tout temps.

Chaque année, une DOC pour obtenir des tarifs de chambres d’invité pour le répertoire d’hébergement pour les voyageurs / employés du Gouvernement est envoyée à tous les fournisseurs de la liste de fournisseurs.  Les fournisseurs qui n'ont pas répondu à la DOC pendant trois (3) années consécutives seront éliminés de la liste des fournisseurs.

Des avis faisant connaître l'existence de la liste des fournisseurs et la demande de tarifs de chambres d'invité sont affichés par l'entremise du Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).