Modalités et conditions de l'Offre à commandes 2020 pour la location de véhicules

No EN578-200392
Offre à commandes
Gouvernement du canada - Programme de location de véhicules pour tous les employés

Table des matières

Partie 1 - Renseignements généraux

1.1 Introduction

Partie 2 - Offre à commandes et clauses du contrat subséquent

A. Offre à commandes

A2.1 Offre
A2.2 Exigences relatives à la sécurité
A2.3 Clauses et conditions uniformisées
A2.4 Durée de l'Offre à commandes
A2.5 Responsables
A2.6 Utilisateurs désignés
A2.7 Ajouts à la liste des Utilisateurs désignés pendant la durée de l'Offre à commandes
A2.8 Procédures pour les commandes subséquentes
A2.9 Instrument de commande
A2.10 Limite des commandes subséquentes
A2.11 Acceptation d'une commande subséquente
A2.12 Ordre de priorité des documents
A2.13 Attestations
A2.14 Lois applicables
A2.15 Divulgation des renseignements
A2.16 Application des tarifs
A2.17 Assurance collision (AC)
A2.18 Parc de véhicules et points de location
A2.19 Frais de péage et frais administratifs associés

B. Clauses du contrat subséquent

B2.1 Énoncé des besoins
B2.2 Clauses et conditions uniformisées
B2.3 Terme du contract
B2.4 Instructions pour la facturation
B2.5 Paiement
B2.6 Location à terme
B2.7 Acceptation des réservations de location de véhicules
B2.8 Panne mécanique du véhicule
B2.9 Programmes de fidélisation

Partie 3 - Le Répertoire des entreprises de location de véhicules

3.1 Présentation du Répertoire
3.2 Diffusion du Répertoire
3.3 Plaintes de la part des clients
3.4 Liste de fournisseurs

Annexe A: Données sur l'entreprise et tarifs

Partie 1 - RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

1.1 Introduction

L'offre à commandes coporte trois (3) parties, ainsi que l'annexe, et elle est divisée comme suit :

Partie 1 - Rensiegnements généraux : renferme une description générale du besoin.

Partie 2     2A Offre à commandes et 2B Clauses de contrat subséquent

    Partie 2A - Offre à commandes : contient l'offre à commandes incluant l'offre de l'offrant et les clauses et conditions applicables.

    Partie 2B - Clauses de contrat subséquent : contient les clauses et les conditions qui s'appliqueront à tout contrat résultant d'une commande subséquente à l'offre à commandes.

Partie 3 - Le Répertoire des entreprises de location de véhicules : contient des informations relatives au Répertoire des entreprises de location de véhicules.

L'annexe comprend : l'annexe A - Données sur l'entreprise et tarifs.

PARTIE 2 - OFFRE À COMMANDES ET CLAUSES DE CONTRAT SUBSÉQUENT

A. OFFRE À COMMANDES

A2.1 Offre

2.1.1 L'offrant offre de remplir le besoin conformément à 2.1.2 - Sommaire.

2.1.2 - Sommaire

Pour les besoins de cette offre à commandes, les définitions suivantes s’appliquent :

Véhicules passagers fait référence aux catégories de véhicules suivantes telle que définies dans l’annexe A, 2.2 - Catégories de véhicules, paragraphe a) :

  1. Hybride
  2. Compacte
  3. Intermédiaire
  4. Grandeur standard
  5. Pleine grandeur
  6. Mini-fourgonnette
  7. VUS standard

Véhicules commerciaux fait référence aux catégories de véhicules suivantes telle que définies dans l’annexe A, 2.2 - Catégories de véhicules, paragraphe a) :

  1. Camionnette ½ tonne
  2. Camionnette ¾ tonne
  3. Camionnette 1 tonne
  4. Fourgonnette 8 et 15 passagers
  5. Camions cargo
  6. Camions cube (12' à 22')
  7. Camion cargo 3 tonnes

Le Canada prévoit un besoin potentiel pour les services de location de véhicules passagers et commerciaux, durant la période allant du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2022. Par la présente, le Canada invite l'offrant à lui présenter une offre pour des services de location de véhicules passagers et commerciaux tels que définis dans la DOC.

Afin d'aider les Utilisateurs désignés à louer des véhicules passagers et commerciaux de la façon la plus économique qui soit, le  Canada a l'intention :

  1. d'inviter les agences ou entreprises de location de véhicules intéressées à présenter des offres, sous forme de tarifs quotidiens applicables à un certain nombre de catégories de véhicules;

  2. de publier les tarifs qui satisfont aux critères énoncés dans le présent document dans le Répertoire 2020-2022 des entreprises de location de véhicules à l'intention des utilisateurs désignés qui voyagent en service commandé autorisé par le gouvernement fédéral, provincial ou territorial et dont les frais seront payés ou remboursés par l'État, conformément à la Directive sur les voyages.

  3. de publier les tarifs pour des véhicules passagers et commerciaux qui satisfont aux critères énoncés dans le présent document dans le Répertoire 2020-2022 des entreprises de location de véhicules à l'intention des utilisateurs désignés pour des besoins autres que ceux reliés aux voyages en service commandé.

« utilisateur désigné » ou « utilisateurs désignés » comprend un ministère, commission ou  agence du Gouvernement du Canada ou une société d'État pour laquelle Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est autorisé à fournir des services en vertu de la Loi sur le ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux, et qui est inscrit dans la liste des Utilisateurs désignés de la préface, durant la période de toute offre à commandes subséquente. Ces utilisateurs désignées inclus les organisations listées dans l'annexe I, I.1, II et certaines dans l'annexe III de la Loi sur la gestion des finances publiques, L.R.C. 1985, c.F-11. Dans un contexte qui justifie une telle interprétation, la définition du terme peut aussi inclure un employé d'un utilisateur désigné. Lorsque l'offrant a accepté de faire bénéficier de ses tarifs gouvernementaux les entrepreneurs, consultants et conseillers liés par contrats à frais remboursables qui voyagent par affaire dans l'exécution de leur contrat, les termes « utilisateur désigné » ou « utilisateurs désignés » peuvent aussi inclure ces personnes.

La définition ci-haut s'applique aussi pour la location de véhicules commerciaux à l'exception des entrepreneurs, consultants et conseillers qui n'ont pas l'autorisation de louer ces types de véhicules.

Les employés des utilisateurs désignés qui voyagent en service commandé dans le cadre de leurs fonctions, ainsi que les membres des familles des employés du Gouvernement du Canada lorsqu'il s'agit d'une affectation ou d'une mutation, et les entrepreneurs à frais remboursables, les consultants ou les conseillers qui voyagent en service commandé dans l'exécution de leurs contrats pour le compte des utilisateurs désignés, sont souvent appelés à louer des véhicules passagers lorsqu'ils sont en déplacement.

Les employés des gouvernements provinciaux et territoriaux indiqués dans la liste des Utilisateurs désignés sont aussi considérés comme des utilisateurs désignés.

A2.2 Exigences relatives à la sécurité

Il n'y a pas d'exigences relatives à la sécurité.

A2.3 Clauses et conditions uniformisées

Toutes les clauses et conditions identifiées dans l'offre à commandes et contrat(s) subséquent(s) par un numéro, une date et un titre sont reproduites dans le guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat publié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

2.3.1 Conditions générales

2005 (2017-06-21), Conditions générales - offres à commandes - biens ou services, s'appliquent à la présente offre à commandes et en font partie intégrante, avec les conditions suivantes :

a) En ce qui a trait à la section 8 de 2005 Conditions générales, les « prix unitaires de l’offre à commandes » n’incluent pas les prix offerts par l’offrant en réponse à des demandes individuelles de rabais basés sur les volumes. Le Canada ne sera pas tenu responsable d’erreurs, d’incohérences ou d’omissions dans aucune information publiée concernant cette série d’offres à commandes. Si l’offrant constate des erreurs, incohérences ou omissions, l’offrant accepte d’informer l’Autorité contractante immédiatement.

b) En ce qui a trait à la section 4(d), bien que cette offre à commandes ne soit pas assignable ou transférable et que tout assignement ou transfert présumé soit invalide et sans effet, pour cette offre à commande, le Canada peut accepter (à sa seule discrétion) d’octroyer une offre à commandes substitue si :

  1. une demande est faite par l’offrant original au Responsable de l’offre à commandes lui demandant d’octroyer une offre à commande substitue; et
  2. que l’offre à commandes substitue soit pour les mêmes biens et services, aux mêmes modalités et conditions et aux mêmes prix dans l’offre soumise par l’offrant original.
2.3.2 Rapports sur l'utilisation de l'offre à commandes

L'offrant doit compiler et tenir à jour des données sur les services fournis au gouvernement fédéral dans le cadre de contrats découlant de l'offre à commandes (OC). Ces données doivent comprendre les achats payés à l'aide de la Carte individuelle de voyage (CIV)et la Carte ministérielle de frais de voyage (CFMV) du Gouvernement du Canada. Les données rassemblées doivent être envoyées à chaque trimestre au Canada de la façon suivante :

  • Rapport no 1 : 15 jours après la fin du mois de mars
  • Rapport no 2 : 15 jours après la fin du mois de juin
  • Rapport no 3 : 15 jours après la fin du mois de septembre
  • Rapport no 4 : 15 jours après la fin du mois de décembre

Les rapports devront contenir les renseignements suivants sur l'utilisation faite par le gouvernement :

  1. Les dépenses totales du gouvernement par mois, par emplacement, par catégorie de véhicule, par catégorie de dépenses (location, assurance, etc.);
  2. Le nombre de locations par mois, par emplacement, par durée, et
  3. La durée moyenne de location par mois, par emplacement.

Ces rapports doivent être envoyés par courriel ou télécopieur à :

Courriel: tpsgc.rhelvdgt-acrdtmd.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Télécopieur : 613-943-7967

Tous les champs de données du rapport doivent être remplis tel que demandé. Si certaines données ne sont pas disponibles, la raison doit être indiquée dans le rapport. Si aucun service n'a été fourni pendant un mois donné, l'offrant doit soumettre un rapport portant la mention « NÉANT ».

Le fait de ne pas fournir les rapports trimestriels dûment remplis dans les délais prescrits pourrait entraîner la mise de côté de l'offre à commandes et l'application d'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur.

A2.4 Durée de l'Offre à commandes

2.4.1 Période de l'offre à commandes

Des commandes subséquentes à l'offre à commandes pourront être passées et les services être rendus du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2022 inclusivement.

2.4.2 Ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG)

L’offre à commandes (OC) vise à établir la livraison du besoin décrit en vertu de l’OC aux utilisateurs désignés, et ce, partout au Canada, y compris dans les zones visées par des ententes sur les revendications territoriales globales.

A2.5 Responsables

2.5.1 Responsable de l'offre à commandes

François Dicaire
Spécialiste en d'approvisionnement
Services publics et Approvisionnement Canada
Direction de la gestion des transports
Division des services d'approvisionnement en voyage
Programme des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules
140, rue O'Connor, 7ème étageposte 07021
Ottawa (Ontario), Canada
K1A 0S5

Téléphone : 343-550-1616
Courriel : francois.dicaire@tpsgc-pwgsc.gc.ca ou tpsgc.rhelvdgt-acrdtmd.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Le Responsable de l'offre à commandes est chargé de l'émission de l'offre à commandes et de son administration et de sa révision, s'il y a lieu. En tant qu'autorité contractante, il est responsable de toute question contractuelle liée aux commandes subséquentes à l'offre à commandes passées par tout Utilisateur identifié.

2.5.2 Soutien technique

Pour obtenir du soutien technique, veuillez envoyer votre demande à :

Télécopieur : 613-943-7967
Courriel : tpsgc.rhelvdgt-acrdtmd.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca

En envoyant une demande pour du soutien technique, celle-ci devrait seulement contenir des questions concernant les items qui ne sont pas de nature contractuelle concernant l’offre à commandes.

A2.6 Utilisateurs désignés

La liste des utilisateurs désignés autorisés à placer des commandes subséquentes à l'offre à commandes se trouve dans la section Utilisateurs désignés de la Préface.

A2.7 Ajouts à la liste des Utilisateurs désignés pendant la durée de l'offre à commandes

Si le Canada autorise l'ajout d'un nouvel utilisateur à la liste des Utilisateurs désignés (voir Utilisateurs désignés), l'offrant accepte de fournir les services spécifiés dans la présente aux employés du nouvel Utilisateur désigné, aux mêmes conditions et aux tarifs et prix mentionnés dans la présente.

Toute révision à la liste des Utilisateurs désignés (voir Utilisateurs désignés) sera autorisée par le responsable de l'offre à commandes à n'importe quel moment avant l'expiration de la durée de l'offre à commandes et fera l'objet d'un d'un communiqué électronique qui sera envoyé aux offrants. La liste la plus à jour des Utilisateurs désignés se trouve dans la Utilisateurs désignés.

A2.8 Procédures pour les commandes subséquentes

6.8.1     Pour les véhicules passagers, en ce qui a trait aux voyages en service commandé et les locations pour des raisons autres que les voyages en service commandé

Il n’y a pas d’ordre de priorité d’établi.

6.8.2     Principe du droit de premier refus pour les locations de véhicules commerciaux pour des besoins autres que les voyages en service commandé:

Selon les procédures pour les commandes subséquentes, plus spécifiquement pour les locations de véhicules commerciaux pour des besoins autres que les voyages en service commandé, lorsqu'un besoin de plus de 25 000$ est défini, l'utilisateur désigné doit contacter l'offrant qui est classé au premier rang pour savoir s'il peut répondre au besoin. Si l'offrant qui est classé au premier rang peut répondre au besoin, une commande subséquente sera passée suite à son offre à commandes. S'il ne peut pas répondre au besoin, l'utilisateur désigné contactera l'offrant qui est classé au deuxième rang. L'utilisateur désigné reprendra ce processus jusqu'à ce qu'un offrant confirme qu'il peut répondre au besoin de la commande subséquente. Autrement dit, les commandes subséquentes sont passées en fonction du principe du « droit de premier refus ». Lorsque l'offrant qui est classé au premier rang ne peut répondre au besoin, l'utilisateur désigné doit bien documenter son dossier. On considère alors que les commandes subséquentes sont concurrentielles et on peut exercer les pouvoirs prévus pour la passation des commandes subséquentes.

A2.9 Instrument de commande

Les travaux seront autorisés ou confirmés par le ou les utilisateur(s) désigné(s) à l’aide des formulaires dûment remplis ou de leurs équivalents, tel qu’indiqué ci-après, ou au moyen de la carte d’achat du Canada (Visa ou MasterCard) pour les besoins de faible valeur.

Les commandes subséquentes doivent provenir de représentants autorisés des utilisateurs désignés dans l’offre à commandes. Il doit s’agir de services compris dans l’offre à commandes, conformément aux prix et aux modalités qui y sont précisés.

2.9.1   Pour les besoins de voyages en service commandé, les utilisateurs désignés peuvent réserver leur véhicule passagers :

  1. par téléphone, par télécopieur, par courriel, par Internet, en utilisant un système de réservation automatisé pour obtenir une réservation pour laquelle un numéro de confirmation a été fourni par l'offrant, et limité exclusivement aux détails pertinents des besoins fournis par l'Utilisateur désigné à l'offrant;

  2. par l'entremise de représentants du service de voyages du gouvernement, (agence de voyage) pour obtenir une réservation pour laquelle un numéro de confirmation a été fourni par l'offrant, et limité exclusivement aux détails pertinents des besoins fournis par l'Utilisateur désigné à l'offrant;

  3. d'autres prestataires de services de voyage auxquels ont recours les gouvernements provinciaux ou territoriaux pour obtenir une réservation pour laquelle un numéro de confirmation a été fourni par l'offrant, et limité exclusivement aux détails pertinents des besoins fournis par l'Utilisateur désigné à l'offrant.

Les Utilisateurs désignés peuvent aussi obtenir un véhicule en se présentant au comptoir, où l'Utilisateur désigné obtiendra immédiatement un véhicule de location (si disponible), et les modalités et conditions de la commande subséquente seront limités exclusivement aux détails pertinents des besoins fournis par l'Utilisateur désigné à l'Offrant.

6.9.2    Pour les besoins non reliés aux voyages en service commandé, les utilisateurs désignés peuvent réserver leur véhicule passagers ou commerciaux :

1.   En appelant les comptoirs locaux directement ou en utilisant un formulaire Commande subséquente à une offre à commandes (PWGSC-TPSGC 942) qui est disponible sur le site Web Catalogue de formulaires de TPSGC. Les modalités et conditions de la commande subséquente seront limitées exclusivement aux détails pertinents des besoins fournis par l’utilisateur désigné à l'offrant.

ou

2.   En utilisant un formulaire équivalent ou un document électronique de commande subséquente qui comprend à tous le moins les renseignements suivants :

  • le numéro de l’offre à commandes;
  • l’énoncé auquel les modalités de l’offre à commandes ont été intégrées;
  • la description et le prix unitaire de chaque article;
  • la valeur totale de la commande subséquente;
  • le point de livraison;
  • la confirmation comme quoi les fonds sont disponibles aux termes de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
  • la confirmation comme quoi l’utilisateur a été désigné dans le cadre de l’offre à commandes et qu’il détient l’autorisation d’établir un contrat.

A2.10 Limite des commandes subséquentes

La location d’un véhicule ne doit pas dépasser deux cent quarante (240) jours consécutifs ou 80 000 $ canadiens (toutes taxes en sus) au Canada, ou 80 000 $ américains (toutes taxes en sus) aux États-Unis, pour chaque commande individuelle subséquente à la présente offre à commandes.

A2.11 Acceptation d'une commande subséquente

L'offrant doit accepter toutes les réservations des Utilisateurs désignés qui ont 18 ans et plus et qui possèdent un permis de conduire valide.

L’offrant doit aussi accepter que les véhicules peuvent être conduits par des utilisateurs désignés qui ont un permis de conduire du Ministère de la Défence Nationale (DND 404).

A2.12 Ordre de priorité des documents

En cas d'incompatibilité entre le libellé des textes énumérés dans la liste, c'est le libellé du document qui apparaît en premier sur la liste qui l'emporte sur celui de tout autre document qui figure plus bas sur la liste.

  1. La commande subséquente à l'Offre à commandes, incluant les annexes;
  2. Les articles de l'offre à commandes;
  3. Les Conditions générales - 2005 (2017/06/21) Conditions générales - Offres à commandes - Biens ou services;
  4. Les Conditions générales - 2010C (2018/06/21) Conditions générales - services (complexité moyenne);
  5. L'annexe A;
  6. L'offre de l'Offrant.

A2.13 Attestations

2.13.1 Conformité

À moins d’indication contraire, le respect continu des attestations fournies par l'offrant avec son offre ou préalablement à l’émission de l’offre à commandes (OC), ainsi que la coopération constante quant aux renseignements supplémentaires, sont des conditions d'émission de l'OC et le non-respect constituera un manquement de la part de l’offrant. Les attestations pourront faire l'objet de vérifications par le Canada pendant toute la durée de l'offre à commandes et de tout contrat subséquent qui serait en vigueur au-delà de la période de l'OC.

A2.14 Lois applicables

L'offre à commandes et tout contrat découlant de l'offre à commandes doivent être interprétés et régis selon les lois en vigueur en Ontario et les relations entre les parties seront déterminées par ces lois.

A2.15 Divulgation des renseignements

L'offrant accepte que ses prix soient divulgués par le Canada advenant l'attribution d'une offre à commandes, incluant la publication des prix dans le Répertoire des entreprises de location de véhicules sur l'Internet, et convient qu'il n'aura aucun droit de réclamation contre le Canada, le Ministre, l'utilisateur désigné, leurs employés, les agents ou préposés en ce qui a trait à ladite divulgation.

A2.16 Application des tarifs

  1. Les tarifs offerts pour les véhicules passagers s'appliquent aux employés des utilisateurs désignés qui voyagent en service commandé dans le cadre de leurs fonctions, ainsi que les membres des leurs familles lorsqu'il s'agit d'une affectation ou d'une mutation et les entrepreneurs, consultants et conseillers liés par contrats à frais remboursables qui voyagent par affaire dans l'exécution de leur contrat, lorsque le voyage est payé ou remboursé par les fonds publics, en conformité avec la Directive sur les voyages.

  2. Les tarifs offerts pour toutes les catégories de véhicules sont pour les employés des utilisateurs désignés pour des besoins ponctuels lorsque ceux-ci se présentent. La location des véhicules sont pour des besoins autres que pour les voyages en service commandé. Les entrepreneurs, consultants et conseillers liés par contrats à frais remboursables ne peuvent louer des véhicules que pour les besoins de voyages par affaire dans l'exécution de leur contrat.

  3. L’utilisateur désigné peut se voir demander une preuve attestant qu'il est en voyage en service commandé au moment où il prend en charge le véhicule. Ce n'est pas le cas lorsque la réservation est faite par le fournisseur des services de voyage du gouvernement ou tout autre fournisseur de services de voyage auxquels ont recours les gouvernements provinciaux ou territoriaux ou généralement lorsque la CIV ou la CMFV sont utilisées comme méthode de paiement. Un dépôt ne peut être exigé.

  4. Si un utilisateur désigné ne peut produire une preuve selon laquelle il est en voyage en service commandé et que la réservation n'a pas été faite par le fournisseur des services de voyage du gouvernement ou tout autre fournisseur de services de voyage auxquels ont recours les gouvernements provinciaux ou territoriaux ou généralement lorsque la CIV et la CMFV sont utilisées comme méthode de paiement et que l'offrant décide d'offrir le tarif du gouvernement, un dépôt de garantie pourra être exigé. Le dépôt de garantie ne doit pas dépasser le montant calculé selon le tarif quotidien de location du véhicule plus les frais quotidiens applicables à l'ACSF (s'il y a lieu), aux FRSAC, aux FIV et aux FRCA (s'il y a lieu), multiplié par le nombre de jours de location. Ce dépôt sera déduit du coût de location au retour du véhicule.

  5. Les tarifs offerts pour les véhicules passagers sont des tarifs quotidiens fermes de location avec kilométrage illimité.

  6. Les tarifs offerts pour les véhicules commerciaux sont des tarifs quotidiens fermes qui comprennet un minimum de kilomètres gratuits comme suit :

    200KM par jour or,
    1000KM par semaine ou,
    4000KM par mois.

  7. Si des frais de remise s'appliquent aux locations de voiture avec aller simple, l'offrant doit indiquer la structure de frais dans la section «Services offerts». L'offrant doit aussi informer l'entrepreneur des Services de voyage du gouvernement ou l'Utilisateur désigné des coûts additionnels au moment de la réservation ou de la prise en charge du véhicule, à défaut de quoi ces coûts pourraient être refusés. Les frais de remise s'appliquent seulement quand le véhicule est retourné à un comptoir situé dans une autre ville.

  8. Si des tarifs spéciaux ou autres sont offerts, qui incluent des frais de kilométrage, l'ensemble des frais imposés ne dépassera pas le tarif de location qui serait payable s'il était calculé selon le tarif quotidien plus d'autres frais quotidiens soumis dans la présente.

  9. Les modalités et conditions de la présente offre à commandes s'appliqueront à toute commande subséquente et à tout contrat découlant de cette offre, même si au moment de la réservation ou de la prise en charge du véhicule, l'offrant offre à l'Utilisateur désigné des prix inférieurs à ceux de l'offre à commandes.

  10. L'offrant comprend que les tarifs imposés au Utilisateurs désignés seront vérifiés après le paiement, et il convient de rembourser promptement aux Utilisateurs désignés tous les paiements versés en sus des tarifs proposés dans l'offre à commandes. L’offrant devra donc répondre à toute demande de remboursement dans les cinq (5) jours ouvrables, ce qui est également la ligne de conduite interne de TPSGC pour ce qui est du temps de réponse à toute demande.

A2.17 Assurance Collision (AC)

a) Les tarifs de location quotidiens ne doivent pas comprendre l'assurance collision (AC). L’offrant doit offrir un tarif distinct pour l'AC pour :

  1. tous les utilisateurs identifiés; et
  2. indiquer, s’il y a lieu, que des frais additionnels s'appliquent aux utilisateurs identifiés qui ont moins de 25 ans.

b) Le tarif d'AC soumis pour les véhicules passagers doit offrir une protection complète, sans franchise, à l'utilisateur désigné contre les dommages causés par les collisions/pertes et par le feu, le vol, le vandalisme, ainsi que contre les dommages causés aux pneus et aux glaces, ainsi que la perte d'utilisation du véhicule, sauf dans les cas où l'utilisateur désigné aura été accusé et reconnu coupable d'un délit passible de poursuites judiciaires lors de l'utilisation d'un véhicule de location.

c) Le tarif d'AC soumis pour les véhicules commerciaux doit offrir une protection complète, avec un déductible maximum de 1 000$ (milles dollars), selon la catégorie de véhicule, à l'utilisateur désigné contre les dommages causés par les collisions/pertes et par le feu, le vol, le vandalisme, ainsi que contre les dommages causés aux pneus et aux glaces, ainsi que la perte d'utilisation du véhicule, sauf dans les cas où l'utilisateur désigné aura été accusé et reconnu coupable d'un délit passible de poursuites judiciaires lors de l'utilisation d'un véhicule de location.

d) L’AC doit aussi offrir une protection complète lorsque le véhicule est utilisée sur une route non revêtue, en autant que celle-ci soit entretenue par un palier de gouvernement (fédéral, provincial, municipal ou par un conseil de bande lorsque celle-ci se trouve sur une réserve autochtone).

e) Il est entendu que les utilisateurs désignés qui utiliseront la Carte individuelle de voyage (CIV) ou la Carte ministérielle de frais de voyage (CMFV) du Gouvernement du Canada ont été informés que l'achat de l’AC n'est pas nécessaire, étant donné que cette protection est automatiquement fournie lorsqu'on utilise la CIV ou la CMFV pour payer en entier la location de véhicules passagers. La couverture prévue par la CIV ou la CMFV englobe le coût des dommages causés par les collisions/perte et dommages au véhicule passager de location, sans aucun recours à l'assurance automobile personnelle du particulier. Par conséquent, les offrants devront s'assurer que les utilisateurs désignés qui paient au moyen de la CIV ou de la CMFV ne soient pas facturés pour l'AC.
           
f) Il serait également bon de souligner que certains utilisateurs désignés peuvent décider de payer la location de leur véhicule au moyen de cartes de crédit premières personnelles qui leur fournissent l'AC. Dans ce cas, ils n'ont pas à acheter l'AC séparément lorsqu'ils louent un véhicule.
           
g) Les utilisateurs désignés ne payant pas les locations de véhicule passager au moyen de la CIV, de la CMFV ou d'une carte de crédit première offrant la couverture d’AC doivent acheter la couverture d'AC offerte par l'offrant lors de la location.

h)  La protection d'AC offerte par la CIV et la CMFV couvre la valeur totale du véhicule passager de location. Elle ne comprend pas les voitures anciennes, les voitures de luxe, les voitures rares, les camions, les véhicules tout-terrains, les motocyclettes, les cyclomoteurs, les véhicules de plaisance, les camionnettes de camping, les remorques, les fourgonnettes (sauf certaines mini-fourgonnettes) et les camionnettes. Quand l'utilisateur désigné se voit offrir un surclassement gratuit à un véhicule passager de location qui n'est pas couvert par l'assurance offerte par la CIV, la CMFV ou sur une carte de crédit première, l'offrant doit fournir sa couverture d'assurance équivalente sans frais additionnels.

A2.18 Parc de véhicules et points de location

  1. Si un offrant présente des offres pour un aéroport ou une ville où il n'y a qu'un seul comptoir et que le comptoir n'est pas opérationnel le 1er janvier 2020, les tarifs pour ce comptoir seront supprimés du Répertoire 2020-2022 des entreprises de location de véhicules.

  2. Pendant la durée de l'offre à commandes, il incombe à l'offrant d'informer TPSGC du déménagement ou de la fermeture de tout comptoir de location. Dans le cas de l'existence d'un seul comptoir pour un emplacement donné et que le comptoir ferme ou déménage de ville/aéroport, les tarifs de l'offrant pour cet emplacement seront retirés du Répertoire 2020-2022 des entreprises de location de véhicules.

  3. Tous les véhicules loués en vertu de cette offre à commandes doivent être des modèles 2020, sauf pour l'exception indiquée ci-après. Les véhicules de modèle 2018 ou 2019 peuvent être utilisés pourvu qu'ils soient propres, en excellent état de marche et qu'ils n'aient pas plus de 50 000 kilomètres (30 000 milles).

  4. Tous les véhicules intermédiaires loués en vertu de cette offre à commandes doivent être des modèles énumérés ici-bas ou de dimension similaire, s’ils ne sont pas énumérés, ou plus grand.  Les véhicules compacts doivent être plus petits et les véhicules de grandeur standard doivent être plus grands que les modèles énumérés ici-bas :

    • Chevrolet Cruze
    • Ford Focus
    • Fiat 500X
    • Hyundai Elantra
    • Kia Forte
    • Honda Civic
    • Mazda 3
    • Nissan Sentra
    • Toyota Corolla
    • Subaru Impreza

A2.19 Frais de péage et frais administratifs associés

En ce qui concerne les frais de péage, péage vidéo et autres frais associés, aucuns droits ou frais de péage, autre que ceux prévus par la loi pour l’utilisation d’une autoroute, d’un parcomètre, d’un chemin ou d’un pont, ne sera payé ou demandé à un utilisateur désigné à moins que l’utilisateur désigné donne son autorisation pour le paiement de ces droits ou frais de péage. Rien dans cette section n’affecte la responsabilité de payer ces droits ou frais de péage requis par la loi en lien avec l’utilisation de véhicules autre que les véhicules appartenant ou en service pour le Canada. Cette exemption s’applique aussi à l’autoroute 407 ETR et à tous véhicules loués par le Canada dans l’exécution de cette offre à commandes. Si l’utilisateur désigné reçoit une demande de paiement pour des droits ou des frais de péage pour des véhicules de location, l’offrant doit indiquer, par écrit sur la facture originale, le numéro de la commande subséquente et envoyer cette facture à l’utilisateur désigné. Les frais d’administration pour le traitement des frais de péage par l’offrant ne sont pas autorisés. Cette même procédure s’applique pour les frais de parcomètres et les billets de stationnement.

B. CLAUSES DU CONTRAT SUBSÉQUENT

Les clauses et conditions suivantes s'appliquent et font partie intégrante de tout contrat résultant d'une commande subséquente à l'offre à commandes.

B2.1. Énoncé des besoins

L'entrepreneur doit fournir les services décrits dans la commande subséquente à l'offre à commandes.

B2.2 Clauses et conditions uniformisées

2.2.1 Conditions générales

2010C (2018/06/21) Conditions générales - services (complexité moyenne), s'appliquent au contrat et en font partie intégrante.

L'article 13, Intérêt sur les comptes en souffrance, de 2010C (2018-06-21) Conditions générales – services (complexité moyenne) ne s'applique pas aux paiements faits par carte de crédit au point de vente.

2.2.2 Titre de propriété du véhicule de location

Le titre de propriété du véhicule de location qui sera fourni à la suite d’une commande subséquente à l’offre à commandes demeurera en tout temps au nom de l’entrepreneur.

2.2.3 Conditions générales supplémentaires

Partage des responsabilités – Location de véhicules pour les besoins non reliés aux voyages en service commandé

À moins d’indication contraire dans le contrat, ce qui suit s’applique :

2.2.3.1 Pour les besoins de cette clause :

Le terme « usure normale » se réfère à la détérioration normale qui est prévisible durant la période de location et qui inclus :

  1. l’usure des pneus, des éclats de peintures et des égratignures mineures qui n’atteignent pas le métal de base;

  2. toutes égratignures et usure de la peinture, les bosses mineures à la surface intérieure, les côtés et le hayon arrière des camionnettes;

  3. les éclats de peintures provoquées par des cailloux soulevés par les pneus du véhicule;

  4. des câbles de frein d’urgence éméchés ou étirés;

  5. l’usure intérieure du véhicule n’incluant pas les trous, les brûlures  et les déchirures des surfaces intérieures;

  6. l’usure intérieure des camions incluant les égratignures; et

  7. l’usure et les dommages aux pneus, pour autant que ceux-ci soit aux normes de sécurité provinciale.

L’enlèvement des décalques et signalisation et toute réparation à la peinture découlant de cet enlèvement ne sont pas considérés comme du l’usure normale et peuvent être facturés comme réparations.

2.2.3.2  L’entrepreneur à la responsabilité de :

  1. La livraison et la cueillette du véhicule à l’adresse spécifiée sur le formulaire 942 – Commande subséquente à l’offre à commandes;

  2. La préparation normale du véhicule avant la livraison à l’utilisateur désigné;

  3. Fournir les véhicules de location avec un réservoir d’essence plein;

  4. S’assurer que chaque véhicule est livré avec les équipements et accessoires suivants :

    • Deux (2) clés de contact
    • Vérin
    • Démonte-pneu

  5. Le remplacement des pneus couverts par la garantie du manufacturier (le remplacement sera selon les spécifications originales avec la même expectative de durée de vie, de standard et de qualité);

  6. Tous les services d’entretien requis par la garantie du manufacturier. On entend par « services d’entretien » la fourniture des pièces requises par la garantie du manufacturier ainsi que la main-d’œuvre requise pour l’installation de ces pièces. Les services d’entretien doivent être disponibles chez n’importe lequel des concessionnaires automobiles de la marque du véhicule de location, et ce n’importe où  au Canada pour les locations au Canada et n’importe où aux États-Unis pour les locations aux États-Unis; et

  7. L’inspection du véhicule lors de son retour au comptoir de location afin de déterminer s’il y a des dommages.

2.2.3.3  Le Canada a la responsabilité de :

  1. Le remplissage du réservoir d’essence durant la période de la location;

  2. Le lavage du véhicule;

  3. Le retour du véhicule avec un réservoir à essence plein

  4. S’assurer que toutes les composantes originales du manufacturier du véhicule sont en bonne condition de marche; et

  5. Toutes amendes pour infraction au code de la sécurité routière, incluant le stationnement illégal délivré à un représentant du Canada durant la période de location.

2.2.3.4  Dommages et réparations:

  1. Le Canada est responsables des dommages causées au véhicule de location (incluant les dommages aux équipements optionnels non demandés mais acceptés par le Canada) pendant la période de location et que ceux-ci ont été causés, qu’il y ait eu négligence ou de l’imprudence de la part d’un représentant du Canada et que ces dommages soient documentés et non attribuables à de l’usure normale. La perte ou les dommages attribuables à un vol mais non attribuables à de la négligence seront de la responsabilité du Canada.

  2. Si un véhicule est retourné à l’entrepreneur endommagé à la fin de la période de location, l’entrepreneur doit fournir, dans les cinq (5) jours ouvrables après la date de retour du véhicule, une estimation par écrit des coûts de réparation ou de remplacement de la perte au représentant du Canada identifié dans la commande subséquente à l’offre à commandes. Les travaux de réparation doivent correspondre aux standards de l’industrie.

  3. Le Canada se réserve le droit d’obtenir d’une tierce-partie, une estimation pour les réparations identifiées afin de valider l’estimation de l’entrepreneur.

  4. Lorsque les coûts des réparations auront été acceptés par les deux parties, l’entrepreneur pourra alors facturer le montant convenu au Canada.

  5. Si le Canada décide de faire faire des réparations pour des dommages causés au véhicule durant la période de location, le Canada en avisera l’entrepreneur afin de procéder avec les réparations. Les deux parties doivent être en accord pour faire les réparations.

B2.3 Terme du contrat

2.3.1 Période du contrat

Les services doivent être exécutés conformément à la commande subséquante à l'offre à commandes.

B2.4 Paiement

2.4.1 Modalité de paiement
  1. À son arrivée au comptoir de location de véhicules, l'entreprise de location de véhicules demandera une autorisation à l’émetteur de la carte de crédit utilisée par l’Utilisateur désigné afin de s’assurer que les fonds sont disponibles. Conséquemment, l’émetteur de la carte de crédit déduira le montant autorisé du crédit disponible sur la carte et celui-ci sera supprimé lorsque l’utilisateur désigné paiera la facture finale et la transaction sera finalisée entre l’entreprise de location de véhicules et l’émetteur de la carte. Le montant de l’autorisation qui sera déduit devrait être proportionnel au type de location. L'entreprise de location de véhicules ne peut exiger un paiement anticipé pour une réservation ou la prolongation d'une réservation, et ce, pour tous les types de réservation. Le processus décrit ci-haut n’est pas considéré comme un dépôt ou un paiement anticipé et fait parti des pratiques standards de l’industrie.

  2. Une fois que le véhicule a été retourné et inspecté, une facture doit être remise à l’utilisateur désigné. Le paiement peut être effectué au moyen de la CIV, de la CMFV, d'une carte de crédit personnelle, d'une carte de débit (Interac) ou par tout autre moyen accepté par l'offrant. Si un Utilisateur désigné s'est vu exiger un tarif non conforme à l'offre à commandes, l'offrant doit promptement rembourser le paiement fait en surplus du tarif offert dans l'offre à commandes à l'utilisateur désigné. L’offrant devra donc répondre à toute demande de remboursement dans les cinq (5) jours ouvrables, ce qui est également la ligne de conduite interne de TPSGC pour ce qui est du temps de réponse à toute demande.
2.4.2 Base de paiement et trop-perçus

En contrepartie de son inscription dans le Répertoire des entreprises de location de véhicules pour les employés du gouvernement, l'entrepreneur s'engage à exiger seulement le ou les tarifs indiqués pour les types de véhicules établis en vertu des modalités et conditions énumérées dans la présente.

L'entrepreneur reconnait que les tarifs imputés aux voyageurs seront vérifiés et accepte de rembourser, dans les plus bref délais à l'utilisateur désigné, tout montant payé en trop par rapport au tarif mentionné dans l'offre à commandes.

L'entrepreneur accepte de ne pas utiliser le nom de Services publics et Approvisionnement Canada et/ou Travaux publics et Services gouvernementaux Canada dans aucun matériel publicitaire pour la promotion de ses services. L'entrepreneur accepte également de ne pas faire la promotion d'un tarif du gouvernement où les tarifs soumis n'ont pas été acceptés ou qu'aucuns tarifs ont été soumis pour le Répertoire 2020 des entreprises de location de véhicules. Ceci inclut la diffusion de ces tarifs sur le site Web de l’entrepreneur.

L’entrepreneur accepte de ne pas faire la promotion d’un tarif du gouvernement pour des catégories de véhicules qui ne sont pas couvertes par cette DOC. Ceci inclut la diffusion des ces tarifs sur le site Web de l’entrepreneur.

L'entrepreneur accepte que les tarifs ne pourront en aucun moment faire l'objet d'une augmentation, par exemple les fins de semaine, les congés fériés ou pendant des événements spéciaux à l'échelle locale, tels que des foires régionales. Des dates non-applicables (blackout dates) ne seront pas permises.

L'entrepreneur comprend et accepte que, s'il refuse d'honorer les modalités, les conditions ou les tarifs fournis pour la durée de cette offre à commandes, il peut se voir retiré du Répertoire 2020 des entreprises de location de véhicules.

Les frais additionnels tels que les frais d'immatriculation du véhicule (FIV), les frais de recouvrement pour comptoir à l'aéroport (FRCA) et les frais de recouvrement de la surcharge sur l'air climatisée (FRSAC) et les frais pour les pneus d'hiver sont des suppléments et ils doivent être conformes à l'offre à commandes.

Des surcharges additionnelles peuvent s’appliquer pour les locations aux États-Unis et doivent être conformes à l’offre à commandes.

L'assurance collision sans franchise (ACSF) est incluse lorsque la CIV et la CMFV sont utilisées pour payer en entier la location de véhicule passager et elle ne doit pas être facturée au voyageur. Un voyageur qui utilise une carte de crédit personnelle, qui ne comprend pas la couverture d'ACSF, pour payer la location d'un véhicule doit se charger d'acheter la couverture d'assurance ACSF nécessaire.

L’assurance de responsabilité civile et de dommages matériels (RC/DM), au montant minimal d’un million de dollars (1 000 000,00 $), pour des véhicules loués au Canada et utilisés au Canada et aux États-Unis est incluse dans le taux quotidien et sera l’assurance de première instance; et d’au moins cent milles (100 000 $) dollars américains en responsabilité civile par personne et d’au plus trois cent milles (300 000 $) dollars américains en responsabilité civile par accident, et de vingt-cinq milles (25 000 $) dollars américains en dommages matériels pour des véhicules loués aux États-Unis, est incluse dans le taux quotidien. Les voyageurs peuvent acheter une assurance responsabilité civile additionnelle si le niveau de l'assurance inclus dans le tarif quotidien est insuffisant.

2.4.3 Paiement simple

Pour les locations d’un (1) mois et moins, l’utilisateur désigné fera un paiement unique.

Clause du Guide des CCUA H1000C (2008-05-12) Paiement unique

2.4.4 Paiement mensuel

Pour les locations d’un (1) mois et plus, l’utilisateur désigné fera un paiement mensuel.

Clause du Guide des CCUA H1000C (2008-05-12) Paiement mensuel

2.4.5 Paiement électronique de factures - commande subséquente

L’entrepreneur accepte d’être payé au moyen de l’un des instruments de paiement électronique suivants :

  1. Carte d’achat Visa;
  2. Carte d’achat MasterCard;
  3. Dépôt direct (national et international);
  4. Échange de données informatisées (EDI).

B2.5 Instructions pour la facturation

S’il en est mention sur le formulaire PWGSC-TPSGC 942 Commande subséquente à l’offre à commandes, l’entrepreneur doit avoir la capacité de facturer centralement l’utilisateur désigné. À cet effet, L'entrepreneur doit soumettre ses factures conformément à l'article intitulé « Présentation des factures » des conditions générales. Chaque factures devra comprendre le numéro d’offre à commandes ainsi que le numéro de commande subséquente tel qu’indiqués dans sur le formulaire PWGSC-TPSGC 942 Commande subséquente à l’offre à commandes.

B2.6 Location à terme

Dans le cas des véhicules passagers loués par des employés de la fonction publique fédérale qui sont en statut de voyage en service commandé pour une période inférieure à deux cent quarante et un (241) jours, l'entrepreneur doit inscrire comme locataire, Canada.

Dans le cas des véhicules passagers et commerciaux loués par des employés de la fonction publique fédérale pour tout autre besoin ponctuel pour une période inférieure à deux cent quarante et un (241) jours, l'entrepreneur doit inscrire comme locataire, Canada.

B2.7 Acceptation des réservations de location de véhicules

Toutes les réservations acceptées seront honorées. Au cas où un véhicule d'une catégorie réservée ne serait pas disponible au moment de la prise en charge, l'entrepreneur fournira (au même tarif que celui du véhicule réservé) un véhicule disponible de la catégorie immédiatement supérieure; ou encore, il fournira un véhicule similaire d'une autre agence de location, au même tarif que celui du véhicule réservé.

B2.8 Panne mécanique du véhicule

En cas de panne mécanique du véhicule de location, celui-ci devra être promptement remplacé par un véhicule similaire. Si le véhicule de location ne peut être remplacé par un véhicule similaire, l'entrepreneur fournira (au même tarif que celui du véhicule réservé) un véhicule disponible de la catégorie immédiatement supérieure; ou encore, il fournira un véhicule similaire d'une autre agence de location, au même tarif que celui du véhicule réservé.

L'entrepreneur ne facturera pas pour la période pendant laquelle le véhicule aura été hors d'usage (à la demi-journée près).

B2.9 Programmes de fidélisation

Les employés du Gouvernement fédéral du Canada peuvent adhérer à des programmes de fidélisation. Cependant, les employés ne seront pas remboursés s'il y a des coûts additionnels rattachés au tarif de location pour adhérer aux programmes de fidélisation.

PARTIE 3 - LE RÉPERTOIRE DES ENTREPRISES DE LOCATIONS DE VÉHICULES

3.1 Format du Répertoire

Le Répertoire des entreprises de location de véhicules pour les employés du gouvernement comprend deux sous-répertoires: Canada et États-Unis. Chaque sous-répertoire contient un index alphabétique des listes établies par ville.

Dans chaque liste par aéroport et ville, les entreprises de location de véhicules et leurs tarifs seront indiqués en ordre croissant des prix pour chaque catégorie de véhicules.

En sélectionnant une entreprise, les utilisateurs désignés peuvent connaître les services offerts par l'entreprise, ses numéros de téléphone et de télécopieur, son adresse de courriel et celle de son site Internet. Dans la liste de ville, les uilisateurs désignés peuvent aussi prendre connaissance des adresses et numéros de téléphone respectifs des comptoirs.

3.2 Diffusion du Répertoire

Le Répertoire des entreprises de location de véhicules pour les employés du gouvernement est diffusé par voie électronique sur Internet sur le site Web suivant: Répertoire des entreprises de location de véhicules

Les utilisateurs désignés utilisent un système de réservations automatisé. Nous vous encourageons à rendre les tarifs de véhicules passagers de votre entreprise de location de véhicules accessibles aux employés du gouvernement qui utilisent ce service de réservation en ligne. Pour ce faire, veuillez soumettre vos tarifs de véhicules passagers à Travelport (Apollo/Galileo/Worldspan), le Système de distribution global (SDG) utilisé par l’outil de réservation en ligne qui fait la recherche et affiche les tarifs, et utilisez le code GVC pour identifier les tarifs du Gouvernement du Canada. Le code GOC peut aussi être utilisé si vous êtes inscrit dans le SDG Sabre.

Voici les pseudocodes des villes requis : ul>
  • HRG - 2DN3, 2FT1 (Travelport) et B3W1, O5N7, 46NA (Sabre)
  • AMEX - 7HWA (Sabre)
  • FCM Travel Solutions - 1ZO2 (Sabre)
  • Vision Travel - T2PI, PV20 (Sabre)
  • Yukon Government Travel - 27LL (Apollo)
  • Note : Les entreprises de location de véhicules qui utilisent Travelport (Apollo/Galileo/Worldspan) doivent obligatoirement enregistrer leurs tarifs pour le Gouvernement du Canada dans celui-ci afin de prévenir toute erreur de réservation lorsque les employés utilisent l’outil de réservation en ligne.

    3.3 Plaintes de la part des clients

    Le Canada fera enquête sur toute plainte portée à sa connaissance par un utilisateur désigné. Le Canada se réserve le droit de radier l’inscription de l’entreprise en défaut du Répertoire pour l’emplacement en cause (ville ou aéroport), si elle ne remédie pas à la situation ou si elle ne respecte pas les modalités et conditions de l’offre à commandes. L’offrant devra donc répondre à toute plainte dans les cinq (5) jours ouvrables, ce qui est également la ligne de conduite interne de SPAC pour ce qui est du temps de réponse à toute demande.

    3.4 Liste de fournisseurs

    La Division des services d'approvisionnement en voyage de TPSGC tient une liste des fournisseurs de services de location de véhicules passagers et commerciaux au Canada et aux États-Unis. Chaque année, on fait parvenir à tous les fournisseurs inscrits sur la liste des fournisseurs une Demande d'offre à commandes (DOC) afin d'obtenir des tarifs de location de véhicules passagers et commerciaux pour le Répertoire des entreprises de location de véhicules pour les employés du gouvernement.

    Les fournisseurs qui n'ont pas répondu à la DOC pendant (3) années consécutives seront éliminés de la liste des fournisseurs.

    Des avis faisant connaître l'existence de la liste des fournisseurs et la demande de tarifs de location de véhicules sont affichés par l'entremise du Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). Les fournisseurs peuvent en tout temps demander par écrit, au Responsable de l'offre à commandes, que leur nom soit ajouté à la liste des fournisseurs.